HostFact Help


HostFact Help > Exporteren

Exporteren naar Exact Online
Er is een koppeling beschikbaar om uw administratie automatisch naar Exact Online te exporteren.
De volgende gegevens kunnen worden geëxporteerd:
  • Debiteuren
  • Verkoopfacturen (als conceptboekingen)
  • Betalingen ophalen om de openstaande facturen bij te werken
  • Crediteuren
  • Inkoopfacturen (als conceptboekingen)


Koppelen en instellen
Ga in HostFact in het menu naar "Beheer" en vervolgens "Exporteren". Kies op de geopende pagina voor Exact. Een instelproces zal geopend worden, waarmee u een koppeling legt met de Exact Online webservice.

Debiteurnummering
Na het leggen van de koppeling kunt u de debiteurnummeringreeks opgeven zoals die in Exact Online wordt gevoerd. Stel dat uw debiteuren in HostFact DB00001, DB0002, DB0003, etc. hebben en in Exact Online loopt het in de 1000 reeks, dan kunt u hier 1### invullen. De debiteuren zullen in Exact Online respectievelijk 1001, 1002 en 1003 worden.

(Afwijkende) grootboekrekeningen
U kunt precies aangeven op welke grootboekrekeningen de omzet weggeboekt moet worden. In HostFact kunt u producten indelen op productgroepen. Tijdens het instellen kunt u afwijkende grootboekrekeningen voor iedere productgroep instellen, om ook in Exact Online inzicht in de omzet te houden.

Automatisch exporteren
Bij het instellen van de koppeling kunt u aangeven dat gegevens automatisch geexporteerd mogen worden. Het is hiervoor noodzakelijk dat u een apare cronjob instelt die geadviseerd wordt ieder uur te draaien. Het cronjob bestand betreft: "/Pro/cronjob_accounting.php".

Betalingen ophalen
U kunt bij de Exact instellingen in HostFact aangeven dat automatisch betalingen opgehaald mogen worden. De openstaande boekingen in Exact en de openstaande facturen in HostFact worden met elkaar vergeleken. Een factuur in HostFact wordt (automatisch) op betaald gezet als de boeking in Exact gematcht is. Dit werkt ideaal wanneer binnen Exact een bankkoppeling gelegd is.

Incassobatches
Wanneer u gebruik maakt van automatische incasso in HostFact zijn ook incassobatches te exporteren naar Exact Online. U dient een tussenrekening te kiezen waar op de incassobatches geëxporteerd mogen worden. Binnen HostFact vindt u bij de Exact online instellingen de volgende instelling “Tussenrekening incassobatches“.

Wanneer u een incassobatch exporteert wordt deze als bijschrijving op uw gekozen tussenrekening geëxporteerd. De verkoopfacturen worden geexporteerd met betalingsconditie "IN" en worden direct afgeletterd. Zodra de batch bijschrijving op de bank binnenkomt kunt u deze bijschrijving op de tussenrekening boeken. Een stornering dient u op de door u gekozen tussenrekening te boeken, de aflettering met de verkoopfactuur dient u handmatig ongedaan te maken.


Hulp nodig?
Wij helpen u graag bij vragen over het instellen van de Exact Online koppeling. U kunt contact opnemen via info@hostfact.nl.