HostFact plugin: laat klanten online uw verwerkersovereenkomst ondertekenen

Over een paar dagen op 25 mei 2018 treedt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking. Iedere ondernemer zal daardoor meer met privacy bezig moeten zijn. Als webhoster krijgt u met de AVG te maken als verantwoordelijke (over uw eigen klantgegevens), maar ook als verwerker, indien uw klanten persoonsgegevens verwerken via uw webhosting of e-maildiensten.

Verwerkersovereenkomst
Als verwerker dient er een verwerkersovereenkomst tussen u en uw klanten gesloten te worden. In uw verwerkersovereenkomst neemt u specifiek op hoe u o.a. omgaat met data, hoe u omgaat met persoonlijke gegevens en handelt naar aan leiding van een datalek. Uw klanten dienen individueel akkoord te gaan met uw overeenkomst.

HostFact plugin: online ondertekenen
In plaats van dat uw klant de overeenkomst moet uitprinten, ondertekenen, scannen, terugsturen en dat u het moet archiveren is er door HostFact gebruiker Cyberfusion een plugin ontwikkeld voor het klantenpaneel van HostFact die dit proces makkelijker maakt. De plugin stelt uw klanten in staat om via het klantenpaneel akkoord te geven. De onderteken datum, tijd en IP-adres wordt als vrij veld bij de debiteur in HostFact opgeslagen.

Plugin downloaden
De plugin is vrij beschikbaar gesteld op Github door Cyberfusion: https://github.com/CyberfusionNL/HostFact-Verwerkersovereenkomst

Meer informatie over de AVG en het niet hoeven te sluiten van een verwerkersovereenkomst met HostFact B.V. leest u in een eerder blog artikel: Bent u al klaar voor de AVG/GPDR?

Bent u al klaar voor de AVG/GPDR?

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing in de hele Europese Unie. Iedere ondernemer zal daardoor meer met privacy bezig moeten zijn. Als webhoster krijgt u met de AVG te maken als verantwoordelijke (over uw eigen klantgegevens), maar ook als verwerker, indien uw klanten persoonsgegevens verwerken via uw webhosting of e-maildiensten.

Verwerker: Verwerkersovereenkomst met uw klanten
Als verwerker zult u samen met uw klant een zogenaamde verwerkersovereenkomst moeten sluiten. In een verwerkersovereenkomst legt u afspraken vast hoe de verwerking van gegevens door u gedaan wordt. Een verwerkersovereenkomst dient opmaat gemaakt worden, zodat deze precies aansluit op uw bedrijfsvoering. Schakel voor deze overeenkomst een jurist in.

Geen verwerkersovereenkomst met HostFact
Met HostFact B.V. hoeft u geen verwerkersovereenkomst af te sluiten, omdat wij geen gegevens kunnen inzien, verwerken of bewerken. HostFact is namelijk een on-premise oplossing die op uw eigen webserver geïnstalleerd en gebruikt wordt.

Verantwoordelijke: ga zorgvuldig met persoonsgegevens om
In de rol als verantwoordelijke dient u een register bij te houden van welke persoonsgegevens u verwerkt. Daarin dient u ook op te nemen welke gegevens u in HostFact opslaat. Denk hierbij aan NAW-gegevens, telefoonnummers, e-mailadressen en bankgegevens (voor o.a. automatische incasso). Zorg dat u controleert of uw HostFact voldoende beveiligd is, bekijk het help artikel met daarin de extra beveiligingsmaatregelen die u kunt treffen.

In HostFact versie 5.0 hebben we tevens enkele hulpmiddelen geïntroduceerd. Zo kunt u van gearchiveerde debiteuren de gegevens anonimiseren zodat deze uit uw administratie zijn. Daarnaast kunt u, na het aflopen van de bewaarplicht, complete boekjaren uit uw administratie verwijderen.

UPDATE
Er is een HostFact plugin beschikbaar waarmee klanten via uw klantenpaneel online een akkoord kunnen geven op uw verwerkersovereenkomst. Klik hier voor meer informatie.

HostFact, de nieuwe naam voor WeFact Hosting

WeFact heeft altijd twee producten gehad: WeFact Hosting voor de hostingbranche en het facturatiepakket WeFact Standard. Twee verschillende producten onder dezelfde naam ‘WeFact’ leverden vaak verwarring op bij huidige en nieuwe gebruikers.

Om verwarring te voorkomen gaat WeFact Hosting voortaan verder onder de nieuwe naam HostFact. Deze splitsing betekent dat HostFact B.V. per 28 maart 2018 alle activiteiten van WeFact Hosting uitvoert.

De kwaliteit, de ondersteuning en de prijs blijven zoals u gewend bent.

Wat betekent dit voor u als gebruiker?
Is HostFact een nieuwe organisatie?
Ja. HostFact is een nieuwe onderneming, maar bestaat uit dezelfde mensen.

Wat gebeurt er met mijn abonnement en prijs?
Uw abonnement blijft onveranderd. Ook de prijzen blijven onveranderd.
Voortaan ontvangt u de facturen van HostFact B.V.

Heeft dit impact op de software WeFact Hosting?
Alle functionaliteiten blijven behouden. De backoffice ondergaat een kleine metamorfose naar de stijl van HostFact. Het klantenpaneel en bestelformulier blijven onveranderd.

Nieuwe update: versie 5
In de loop van volgende week zal een nieuwe update beschikbaar worden gesteld. In deze versie zal er ondersteuning zijn voor PHP 7.1, kunnen conceptfacturen ingepland worden, kan er per e-mail een overzicht van openstaande facturen verstuurd worden, middels de tab-toets nieuwe factuurregel toevoegen en nog 50 andere verbeteringen.

Heeft u nog vragen? Stuur ons dan een e-mail info@hostfact.nl.

Nieuws SEPA incasso: veranderingen verwerkingstijden bank

De SEPA incassoprocedure gaat veranderen. Sommige ondernemers zullen hier al bericht over ontvangen hebben van hun bank. De verandering heeft betrekking op de verwerkingstijden van de banken voor (normale) SEPA automatische incasso. De verwerkingstijden voor de bedrijven incasso blijven onveranderd.

De verwerkingstijd die nu gehanteerd wordt is 6 (eerste incasso) en 3 werkdagen (vervolgincasso). Dit gaat veranderen naar 2 en 1 werkdagen, de doorvoering hiervan verschilt per bank. De status van eerste incasso wordt met deze verandering optioneel.

Wijzigingen per bank
Deze wijziging wordt per bank doorgevoerd:

  • De ABN Amro voert de wijziging door vanaf 22 november 2016 en geeft aan dat er maar één werkdag verwerkingstijd zal zijn.
  • De Rabobank voert het 1 januari 2017 door met een verwerkingstijd van twee werkdagen.
  • De ING voert de wijziging door vanaf 20 november 2016 en geeft aan dat er maar één werkdag verwerkingstijd zal zijn.

Staat uw bank er niet bij, informeer dan zelf bij uw eigen bank.

Moet ik iets veranderen aan mijn proces in WeFact?
Nee. De verplichte vooraankondiging blijft namelijk bestaan, en die bepaalt in welke incassobatch een factuur komt. Hetgeen dat verandert is de aanlevertijd bij de bank.

Tip: doordat u straks korter op het incassomoment de batch kunt aanleveren bij de bank, zou u de vooraankondigingstermijn ook kunnen verkleinen. U zou dit kunnen verkleinen tot minimaal 5 dagen voor de incassodatum. Nadeel van het zo kort op elkaar instellen is de kans dat u de batch te laat aanlevert bij de bank groter is.
Indien u een kortere vooraankondigingstermijn dan 14 dagen hanteert dient u dit wel met uw klant (in de machtigingsovereenkomst) overeen te komen.

Waar in WeFact verander ik de verwerkingstijden van mijn bank?
Dit kan in het menu bij “Instellingen” onder “Betaalmogelijkheden”, bij de instellingen voor automatische incasso. Onder het kopje “Verwerkingstijden van de bank” kunt u het aantal dagen wijzigen.

Koppeling met Twinfield gecertificeerd

Onlangs hebben wij bezoek gehad van Marcel de Croon, TwinApps Consultant van Twinfield International (Wolters Kluwer Tax & Accounting). Zijn bezoek had de speciale reden om te bekijken of HostFact voldoet aan de kwaliteitseisen die zij stellen aan TwinApps partners.

Met trots kunnen we mededelen dat onze Twinfield koppeling na een grondige kwaliteitscontrole door Twinfield gecertificeerd is en voldoet aan de kwaliteitseisen die Twinfield stelt. Met de ontvangst van het certificaat mogen we ons gecertificeerd TwinApps partner noemen.

Naadloze integratie
Zoals in het vorige Twinfield blogbericht is te lezen, hebben we onlangs de integratie met Twinfield verbeterd. De administratie vanuit HostFact is naadloos gekoppeld aan de Twinfield boekhouding van de accountant. Deze koppeling is er zodat de ondernemer zonder boekhoudkennis enkel in zijn eigen gebruiksvriendelijke en overzichtelijke HostFact omgeving kan werken en de accountant het voordeel heeft dat alle informatie automatisch digitaal doorgezet wordt.

Twinfield & HostFact
De goede samenwerking heeft gezorgd voor de realisatie van de koppeling. Wij danken Twinfield hier voor en hopen de samenwerking nog vele jaren voort te zetten.