Bent u al klaar voor de AVG/GPDR?

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing in de hele Europese Unie. Iedere ondernemer zal daardoor meer met privacy bezig moeten zijn. Als webhoster krijgt u met de AVG te maken als verantwoordelijke (over uw eigen klantgegevens), maar ook als verwerker, indien uw klanten persoonsgegevens verwerken via uw webhosting of e-maildiensten.

Verwerker: Verwerkersovereenkomst met uw klanten
Als verwerker zult u samen met uw klant een zogenaamde verwerkersovereenkomst moeten sluiten. In een verwerkersovereenkomst legt u afspraken vast hoe de verwerking van gegevens door u gedaan wordt. Een verwerkersovereenkomst dient opmaat gemaakt worden, zodat deze precies aansluit op uw bedrijfsvoering. Schakel voor deze overeenkomst een jurist in.

Geen verwerkersovereenkomst met HostFact
Met HostFact B.V. hoeft u geen verwerkersovereenkomst af te sluiten, omdat wij geen gegevens kunnen inzien, verwerken of bewerken. HostFact is namelijk een on-premise oplossing die op uw eigen webserver geïnstalleerd en gebruikt wordt.

Verantwoordelijke: ga zorgvuldig met persoonsgegevens om
In de rol als verantwoordelijke dient u een register bij te houden van welke persoonsgegevens u verwerkt. Daarin dient u ook op te nemen welke gegevens u in HostFact opslaat. Denk hierbij aan NAW-gegevens, telefoonnummers, e-mailadressen en bankgegevens (voor o.a. automatische incasso). Zorg dat u controleert of uw HostFact voldoende beveiligd is, bekijk het help artikel met daarin de extra beveiligingsmaatregelen die u kunt treffen.

In HostFact versie 5.0 hebben we tevens enkele hulpmiddelen geïntroduceerd. Zo kunt u van gearchiveerde debiteuren de gegevens anonimiseren zodat deze uit uw administratie zijn. Daarnaast kunt u, na het aflopen van de bewaarplicht, complete boekjaren uit uw administratie verwijderen.

UPDATE
Er is een HostFact plugin beschikbaar waarmee klanten via uw klantenpaneel online een akkoord kunnen geven op uw verwerkersovereenkomst. Klik hier voor meer informatie.